Una vez establecida la idea y el modelo de negocios, es hora de sentarnos en los puntos más álgidos de cualquier emprendimiento: el dinero y las finanzas; pero que el término finanzas no te confunda, hablamos de lo que se necesita y se espera ganar, no del modo en que se va a obtener ese capital, ya que eso es financiamiento, tema que estudiaremos después.

Lo primero cuando hablamos de finanzas es entender que se basa en determinar cuánto necesitamos en un periodo de tiempo y cuáles pueden ser los beneficios esperados, en ese mismo período de tiempo.

En este punto, hablar de Balance General y de otros documentos contables, parece tan oportuno como comentar sobre la pertinencia de un helicóptero cuando estamos en un naufragio en pleno mar, es decir, si bien sería útil, el deseo es ajeno totalmente a una función práctica. Claro que se analizarán, y tendremos un diccionario contador/emprendedor, para que se puedan comprender, pero en este punto, aún no es necesario.

Entonces, ¿qué debe tener claro el emprendedor en materia de finanzas y como lo puede reflejar para comunicarse con otro?

En materia de finanzas, se necesitan manejar seis pilares conceptuales básicos: el tiempo, los costos (que dividiremos entre inversión y gastos), la base inicial, los ingresos, la liquidez y los beneficios esperados, por supuesto, esto estará condicionado a si es una empresa de productos físicos, productos intangibles o servicios. Y si la misma está pensada como un emprendimiento o como una Start Up, que no aplican los mismos criterios.

Comenzamos a explicar entonces estas categorías conceptuales básicas:

El tiempo

Empezamos con un concepto llamado día 0, que es el inicio real de la empresa, pero esto no debe entenderse como la apertura comercial o creación de la misma, sino desde el día  de su primera facturación o venta (indiferente si es a crédito o  de contado).

Sí, es cierto, legalmente tenemos que tener inicio de año fiscal, y el contador debe empezar desde este punto, pero nosotros debemos enfocarnos en otras métricas, tanto para lograr convencer a otros a invertir en la idea, como para entender el funcionamiento de un emprendimiento.

Una vez llegado a la primera venta, es posible que la empresa pueda sobrevivir, por ello, todos los demás días previos debieron incluir la inversión en local, en creación de marca, en facturas, en máquinas, en asesorías  en impuestos (sí, en casi todos los países hay que pagar impuestos o tasas antes de la primera factura), en recursos humanos, y un largo etc.

Para poder determinar esto, hay que estar claro desde la fecha de los preparativos, hasta lograr la primera venta, ¿cuánto tiempo debe pasar?, ahora, el Balance General u otros instrumentos contables, ¿empezaran desde este día?, y ¿qué pasa si el producto no está terminado y se debe invertir en un desarrollo previo, pero para ello, debemos crear una empresa?.

Un punto importante de inicio, es aplicar los mismos criterios de tiempo en medición, y acá podemos resumirlo en: un año o doce meses.

Todo debe ser en función de uno de estos elementos, es decir, desde la creación de la empresa, hasta su puesta en marcha tardaremos unos siete meses o para el desarrollo de un software, estimamos veinticuatro meses, todo este tiempo debe ser financiado, ya que la empresa está todavía en etapas previas a su primera venta.

Otras actividades, requieren de menos tiempo para iniciar las operaciones, como puede ser una tienda o un supermercado, sin embargo, también es menester un tiempo previo en el cual se requiere invertir en permisos, local, mobiliario, cajeros, estantería, mercancía, etc, antes de lograr la primera venta, aunque una vez abierto al público, la posibilidad de ingresos es muy cierta y en un período de tiempo muy corto.

Entonces, el punto del tiempo es necesario entenderlo como uno que se debe separar en fracciones iguales (años o meses) y que tiene un antes y un después (un punto de inflexión): previo a la primera venta y posterior a la primera venta (es decir, desde el primer ingreso).

Recuérdese, estamos creando conceptos financieros, no necesariamente contables (aún).

Los Costos

En este punto, podemos entender a los costos, como todos los egresos o gastos que necesitamos hacer antes y luego del día 0 (primera facturación), precisamente para que pueda la empresa o emprendimiento subsistir hasta llegar a un punto de equilibrio (los ingresos igualan a los egresos).

Pero no todos los costos son iguales, algunos podemos transarlos durante los procesos de operación de la empresa, y otros no.

A los primeros  se le llama inversión, por ejemplo, si compramos un local (si lo alquilamos, pudiera ser un costo, un gasto o una pérdida -un costo que no aporta valor directo a la actividad, ni tampoco se puede convertir en líquido-, más nunca una inversión pero eso se explica más adelante) o una docena de uniformes, ambos podemos venderlos en un momento dado, y así recuperar si no todo, por lo menos una parte de lo invertido, es decir, son convertibles en líquido, pasa del estado sólido (bienes) al estado líquido (dinero).

A los contadores, esto puede erizarle el cabello, ya que ellos tienen otra definición para costo, haciéndolo directamente responsable de un punto: el producto o servicio que va a comercializar el emprendimiento, pero como hemos venido insistiendo, estamos creando conceptos, no documentos contables (todavía), es decir, el costo será lo que contribuya de forma directa a la facturación, esto es el producto o servicio facturado durante el ejercicio fiscal (hemos convenido que sería de un año o doce meses, que para los efectos contables, es lo mismo) de que se trate. Entonces, un contador le dirá que eso no es un costo, sino un gasto. No discuta, simplemente entienda el concepto, luego, le buscamos el nombre.

Entonces, el local comprado, el escritorio, la computadora, todo ello, podemos entenderlos como inversión, porque en algún momento (que no tiene que ser coincidente con el día 0) podemos venderlos, aunque no sean el objeto de operaciones comerciales de la empresa, pero esas “inversiones”, tiene un “costo económico”.

Pero, independientemente si lo consideramos un costo, un gasto, una inversión o incluso, una pérdida, representan siempre capital con el cual hay que contar por un período determinado.

Al ser un emprendimiento, se debe calcular a base del tiempo desde el inicio de operaciones, hasta un tiempo operativo aleatorio, que no podrá ser menor en ningún caso a un año (ni debería exceder los 60 meses), y que al tener la primera factura, cambia su sistema financiero, ya que incorpora: “ingresos”.

La base inicial

Determinado el tiempo de operación necesario antes del día 0 (primera facturación), y el tiempo estimado para lograr unas facturaciones suficientes para cubrir los costos y gastos de operación por un tiempo determinado, entonces, necesitaremos estimar el capital necesario para lograr sobrevivir sin ingresos, hasta el día 0, y con cierta ayuda proveniente de las facturas cobradas, hasta lograr el punto de equilibrio.

Este es el punto principal para el emprendedor que va a iniciar un emprendimiento, ya que en este punto es cuando debe contestar: ¿Cuanto necesitas de capital?

Esto viene dado, no sólo por lo gastos, sino por el tiempo entre el inicio de operaciones y el día 0, ya que una vez realizada la primera venta, pudiera el capital tener una ligera recuperación para lograr cumplir con el plan inicial trazado, pero aún será menester contar con un colchón financiero (capital) suficiente para lograr mantener las operaciones hasta que sea autosustentable el emprendimiento.

Entonces, las inversiones iniciales (normalmente altas) y los costos (entendidos como todos los egresos) necesarios para lograr la primera venta, son el capital inicial mínimo del cual debes disponer, pero a ello, se le debe sumar un capital adicional para lograr mantenerse operativo por lo menos por doce meses más, luego de la primera factura, descontando un porcentaje de autosustento generado por lo cobrado, es decir, en teoría este cálculo de sostenimiento debe ser menor al previo al día 0, sin incluir las inversiones o las amortizaciones.

Y hasta aquí nos quedamos el día de hoy. Aun nos hacen falta estudiar 3 conceptos más: Los ingresos, la liquidez y los beneficios. Espera la siguiente parte de este artículo para estudiarlos, déjanos tus comentarios y comparte este artículo con tus amigas emprendedoras.

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